VITKA ORGANIZACIJa

Vitka organizacija temelji na učinkovitem prepoznavanju izgub ter reševanju hitrih dvigov naročil in težav s kapacitetami. Lean 7+1 izgub je metoda, kjer sistematično ugotavljamo kateri procesi nam prinašajo dodano vrednost in kateri izgubo. Pri tem pa ne ustvarja dodane vrednosti.

To je miselnost vitke organizacije. Obstaja temeljno prepričanje, da bi morali vsak proces, naložba, zaposleni ali dejanje neposredno prevesti v vrednost za stranko brez nepotrebnih izgub. Ta ideal je zelo težko dosegljiv a vitka organizacija se mu vsak dan trudi približati in s tem doseči raven uspeha, katerega ji konkurenti lahko le zavidajo. Vsaka vitka organizacija je edinstvena, vendar je nekaj osnovnih lastnosti, ki jim je običajno skupnih:

1. Določiti vrednosti (kaj je dodana vrednost)
2. Določiti vrednostni tok (kako vrednost potuje skozi procese)
3. Tok (urediti tekoč proces)
4. Pull (dobave v pravem času)
5. Prizadevanje za popolnost (lean se nikoli ne konča)

• Neposredno opazuj proces
• Zapusti pisarno / sejno sobo
• Razumi omejitve članov tima
• Vodi/izobražuj direktno na delovnem mestu v procesu
• Išči “dogovore” razumevanja
• Kakšno sporočilo daješ, ko se izogibaš GEMBE (kraj, kjer se ustvarja vrednost)?
• Zakaj se veliko vodij izogiba proizvodnemu prostoru GEMBI?

• Smo tisto, kar dnevno ponavljamo
• Ponavljanje vodi v navade
• LAHKO razvijemo nove navade
• V začetku ne bomo odlični
• Osredotočen na cilj
• Pogovarjanje z drugimi, ki imajo podobno izkušnjo
• Izogibanje pogovorov o negativnih dogodkih
• Poznati samega sebe
• Zamenjati stare navade in vedenja z novimi vedenji
• Kako želimo, da se nas delovno okolje vidi?

1. Osredotočenost – Vitke organizacije so »obsedene« z vrednostjo za stranke. Zavedajo se, da bodo z določitvijo vrednosti za stranke kot prednostne naloge številka ena za vsakega zaposlenega, menedžerja in vodilnega delavca uspešni in rezultati bodo sledili. Zato vsaka odločitev vključuje oceno, kako bo vplivala na stranko.
2. Usklajenost – V vitki organizaciji vsak član ekipe razume poslanstvo, vrednote in strateške prioritete podjetja. To se doseže z uporabo metode SFM (shop floor management – učinkoviti kratki sestanki) med zaposlenimi na vseh nivojih vodenja ter razvojem kulture, v kateri so posamezniki pooblaščeni za pomoč organizaciji pri doseganju teh ciljev. To ima za posledico vojsko ljudi, osredotočenih na izboljšanje organizacije.

3. Skromnost – Osredni smisel metode Kaizena, filozofije v središču Lean, je, da je vedno prostor za izboljšave. Tudi če je organizacija uspešna, vodje spodbujajo ljudi, da najdejo načine za nadaljnji uspeh. Konec koncev, nenehno izboljševanje ni nekaj, kar lahko kdaj dokončate. Vitka organizacija se zaveda, da obstajajo neskončne priložnosti za izboljšanje.

4. Sodelovanje – »Vrtički« nimajo mesta v praksi Lean. Za spopadanje z največjimi izzivi sta potrebna navzkrižno funkcionalno sodelovanje in komunikacija. Organizacije, ki ljudem nudijo orodja, ki jih potrebujejo, rušijo »vrtičke« in delijo znanje in izkušnje v celotni organizaciji, spodbujajo izboljšave v celotnem podjetju.

5. Vztrajnost – Vitke organizacije se ne odločajo za impulzivne odločitve ali preproste odgovore na zapletena vprašanja. Iščejo in obravnavajo temeljne vzroke, tako da pooblaščajo ljudi, ki opravljajo delo, da spregovorijo, prepoznajo težave in jih izboljšajo. Vitke organizacije niso zainteresirane za uporabo »obližev – gasilskih aktivnosti« in kratkoročnih popravkov.

6. Vključenost – Lean je metodologija poslovnega procesa, ki uporablja veščine, vložke in opažanja vsakega zaposlenega. Bistveni so zaposleni, ki so vključeni v uspeh organizacije in se ukvarjajo z izboljšavami. Vodje lahko naredijo veliko, da povečajo svojo angažiranost zaposlenih pri izboljšavah.

7. Metodičnost – Delo za izboljšanje je najbolj učinkovito, če se uporabljajo namerne prakse, kot so MKP, PDCA, A3 in Hoshin Kanri. Ne glede na metodologijo, ki jo je vaša organizacija izbrala za spodbujanje nenehnih izboljšav, si je treba zapomniti, da mora biti preprosta, običajna in dosledna v celotni organizaciji. Metodologija, ki stoji za vašim izboljševalnim procesom, je tista, ki poganja dolgoročni uspeh v vitki organizaciji.

8. Pro aktivnost – Vitke organizacije pregledujejo postopke in ne izdelke, da preprečijo težave in izgube, preden se zgodijo. Kako jim to uspe? Z vključevanjem zaposlenih v proces izboljševanja. Vodje ne nadzorujejo vsakega procesa, tako da čeprav lahko opazijo napake v končnem izdelku (ali storitvi), je odvisno od ljudi, ki opravljajo delo, da opazijo načine za izboljšanje procesa. Vitke organizacije so uspešno ustvarile kulturo, v kateri se zaposleni počutijo varno, ko govorijo in si vzamejo čas za izboljšave na poti.

9. Dokumentacija – Standardno delo je dokumentirano, dostopno in se nenehno pregleduje v Lean organizacijah. To ustvarja enotne procese v celotni organizaciji in omogoča vsem, da začnejo na enaki povišani ravni, ko se izboljšajo, namesto da nenehno izumljajo kolo. Mislim pa, da je tukaj pomembno poudariti, da samo zato, ker je proces dokumentiran, še ne pomeni, da je postopek izboljšave končan. To samo pomeni, da je bila trenutna najboljša praksa prepoznana in deljena; v vitki organizaciji se pričakuje, da bodo ljudje to uporabili kot izhodišče za prihodnje izboljšave.

10. Odpornost – Odpornost v Lean organizacijah je sposobnost predvidevanja težavnih točk in improvizacije, ko se zgodi nepričakovano. Organizacija mora biti sposobna prepoznati napake za popravek, hkrati pa inovirati rešitve. To dosežemo tako, da zaposlenim omogočimo sprejemanje samostojnih odločitev, kadar koli je to mogoče, tako da se lahko odzovejo hitro in agilno.

11. Progresivna – Večina organizacij, ki uspešno uporabljajo vitko metodo, se zaveda, da proces izboljšanja zahteva podporo tehnologije. Navsezadnje je veliko ljudi, ki skupaj delajo na izboljšavah, vendar imajo omejeno količino časa za delo na izboljšavah. Da bi zagotovili, da bodo v najkrajšem možnem času naredili največ, zmanjšajo svoje administrativne in komunikacijske obremenitve, tako da se zanašajo na programske rešitve za nenehno izboljševanje in spremljanje učinkovitosti s uporabo LR poslovne analitike, ki z opozorili, obvestili in vizualizacijo pomagajo premikati proces izboljšav naprej.

12. Hvaležnost – Da bi se vitka kultura uveljavila, se morajo zaposleni počutiti cenjene in priznane zaradi svojih prispevkov k izboljšanju. Pametni vodje se tega zavedajo in ob vsaki priložnosti poudarjajo uspehe zaposlenih.

Vitka organizacija je nadgradnja vitke proizvodnje in vitke logistike, saj še vključuje druge administrativne službe, ki so prav tako nujno potrebne za uspešno delovanje podjetja.

Znižanje stroškov

• Vitka organizacija je namenjena maksimiranju dobička. Medtem ko na prodajno ceno vplivajo različni dejavniki, ki so lahko odvisni od kakovosti izdelkov ali trgov, lahko podjetja običajno naredijo več za nadzor svojih stroškov, vitke prakse pa pomagajo znižati stroške, tako da se lahko vsi prihranki dodajo dobičku.

Izboljšane interakcije s strankami

• Vitka proizvodnja se je začelo z upoštevanjem stališča stranke. Način komuniciranja z zaposlenimi, odzivnost na njihove pomisleke in njihove izkušnje z izdelkom so nekateri od vodilnih dejavnikov zmanjšanja potratnih praks.

Uporaba “Push and Pull”

• Stroški podjetja lahko postanejo napihnjeni, če vodje niso pozorni na kopičenje zalog.
• Strategija, ki lahko pomaga pri obvladovanju tega, je »povleči« nad miselnostjo »potiska«
• To pomeni, da kasnejše proizvodne faze določajo, kaj se dogaja v prejšnjih procesih.
• To lahko podjetjem pomaga preprečiti problem prekomerne proizvodnje in plačevanja višjih stroškov prenosa. Podjetja bodo naročala samo tisto, kar potrebujejo.

Povečana kakovost

• Vitko upravljanje pomeni tudi veliko pozornosti, ki se namenja podrobnostim.
• Cilj je zmanjšati število napak in predelav izdelkov.
• Ta ukrep pomeni, da bodo procesi optimizirani, da bi se izognili napakam, kar prihrani čas, ki ga bodo delavci morali porabiti za predelavo izdelkov, in denar, potreben za plačilo dela.

Kultura izboljšav

• Ko podjetje razume pomen vitke organizacije in začne izvajati spremembe s pomočjo LEAN Rešitev, potem v podjetju začne prevladovati nov način razmišljanja.
• Delavci so bolj odprti za izboljšave in iščejo načine, kako bi delo, ki ga opravljajo, še bolj učinkovito
• Uvajanje matrični ekip v vitki organizaciji ustvari kulturo, ki ceni vsakodnevne izboljšave.

Povečana morala zaposlenih

• Vitka organizacija daje prednost pristopu, pri katerem vodje redno komunicirajo z zaposlenimi o njihovem delu in njihovih procesih, tako zaposleni čutijo, da so pooblaščeni za sprejemanje boljših odločitev.
• Delavci vedo, kje so in kje se lahko izboljšajo, da ustvarijo dodano vrednost.

• Izboljšano upravljajte timov in zapletenih procesov
• Povečana dodana vrednost na zaposlenega
• Učinkovitejši poslovni procesi
• Povečana produktivnost
• Manjši pritisk na kadrovske izzive
• Hitrejši čas izvedbe naročil in hitrejša dobava
• Boljše upravljanje spreminjajočih se prioritet
• Boljši timski duh in povezanost s podjetjem
• Povečana morala ekipe

Upamo, da smo vas Lean Rešitve dodatno opogumili za nadaljnje korake.